У большинства крупных разработчиков программного обеспечения существуют решение по созданию корпоративных порталов (сайтов). Одно из таких решений – SharePoint от компании Microsoft. Данный продукт является мощной веб-платформой для организации внутреннего/внешнего сайта компании, который может выполнять функции от хранения документов и формирования простых списков до серьезной информационной бизнес-системы, в которой объединены несколько подсистем, например, документооборот, проектная деятельность, ERP.
Независимо от специфики деятельности, практически в каждой организации существуют специализированные системы, отвечающие за хранение и обработку различных данных. Примерами могут быть системы финансового учета, управления проектами и ресурсами компании, системы учета кадров компании, системы бизнес-аналитики.
Возникает вопрос, как можно применить MS SharePoint совместно с такими системами, если в большинстве своем они самодостаточны. Рассмотрим один из сценариев применения MS SharePoint на следующем примере.
ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ
В компании существуют следующие системы
- ERP-система, отвечающая за ведение бухгалтерского учета;
- Система управления проектами;
- Система для формирования прогнозного бюджета движения денежных средств.
ПРОБЛЕМАТИКА
Системы работают независимо друг от друга, соответственно, чтобы получить необходимую информацию по текущим проектам и заказчикам, информацию о контрагентах, сотрудник постоянно должен обращаться к нескольким системам с различными интерфейсами и методикой работы в них.
Такой подход не эффективен как для самого сотрудника, так и для компании в целом. Дополнительное затраченное время на выполнение типовых операций в совокупном объеме — это значительные финансовые убытки для компании.
В качестве оптимизации бизнес-процесса, как правило, возникает потребность в построении взаимосвязей и обмене данными между системами. Например, такими данными, как информация о контрагентах, информация по проектной деятельности, информация о филиалах компании (именование филиала, ИНН, КПП, руководитель).
Чаще всего задача интеграции корпоративных информационных систем достаточно трудоемкая, так как данные в каждой системе имеют различную структуру и формат данных, также накладываются правила доступа для пользователей. В связи с этим ИТ-специалисты компании вынуждены искать обходные пути для решения такой задачи, создавая, к примеру, в каждой системе специальные дополнительные справочники.
Минусы подобного подхода
- Занесение данных вручную;
- Сложность
- поддержки актуальности информации;
- Дублирование данных в двух и более подсистемах.
РЕШЕНИЕ
В качестве решения вопроса интеграции выступает программный продукт MS SharePoint, который позволяет повысить эффективность работы с информационными системами, предоставляя пользователям единую точку входа и единый интерфейс, а настроенные взаимосвязи данных между системами позволяют пользователям формировать единые справочники и единую консолидированную отчётность в разрезе всех систем.
Как правило, в результате такого решения появляются и дополнительные возможности, которые расширяют функциональность систем за счет механизмов самого продукта MS SharePoint.
Представлена работа пользователя после внедрения MS SharePoint и интеграции с корпоративными системами.
Возможности
- Формирование отчетов по полученным данным из представленных систем компании;
- Создание единого структурированного хранилища документации;
- Доступность данных без ограничений по времени и географическому положению;
- Согласование заявок на оплату;
- Согласование бюджета по проекту;
- Согласование договоров.
Стоит отметить, что в статье не ведется речь о переносе всех корпоративных данных на портал, так как это не всегда целесообразно. Основная цель — это создание единого информационного пространства.
РЕЗУЛЬТАТ
Результат должен быть измерим, поэтому в качестве одной из результирующих метрик ниже приведена таблица основных бизнес-процессов компании и приблизительное время, затраченное на их выполнение до и после внедрения MS SharePoint (таблица 1).
| Бизнес-процессы организации | Затраченное время на прохождение бизнес-процесса до внедрения MSSharePoint | Затраченное время на прохождение бизнес-процесса после внедренияMS SharePoint |
| Согласование проекта | ≈12 часов(данный процесс не был автоматизирован) | ≈1 час при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе |
| Согласование бюджета проекта | ≈16 часов(данный процесс не был автоматизирован) | ≈2 часа при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе |
| Создание отчета по проектам и финансовой отчетности по ним | ≈1 час(нужно было создавать отчеты в разных системах, далее вручную сводить полученные данные) | ≈5 минут |
| Согласование договоров между филиалом компании и головным офисом | ≈8 часов(данный процесс не был автоматизирован) | ≈30 минут при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе |
| Согласование заявки на оплату | ≈1 час(данный процесс не был автоматизирован) | ≈10 минут при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе |
| Формирование заявки на оплату по проекту | ≈30 минут | ≈2 минуты |
Таким образом, интеграция корпоративных информационных систем с SharePoint дает компании ряд уникальных преимуществ:
- Расширение функциональности, повышение производительности и удобства работы сотрудников с различными системами компании;
- Возможность извлекать и использовать актуальную информацию из разных систем и отчетов;
- Сокращение издержек на копирование и обмен документами;
- Сокращение времени на выполнение бизнес-процесса по согласованию документов, проектов, заявок;
- Применение механизма поиска SharePoint по ресурсам всех систем компании.
