SharePoint Server
Задать вопрос
Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

У большинства крупных разработчиков программного обеспечения существуют решение по созданию корпоративных порталов (сайтов). Одно из таких решений – SharePoint от компании Microsoft. Данный продукт является мощной веб-платформой для организации внутреннего/внешнего сайта компании, который может выполнять функции от хранения документов и формирования простых списков до серьезной информационной бизнес-системы, в которой объединены несколько подсистем, например, документооборот, проектная деятельность, ERP.

Независимо от специфики деятельности, практически в каждой организации существуют специализированные системы, отвечающие за хранение и обработку различных данных. Примерами могут быть системы финансового учета, управления проектами и ресурсами компании, системы учета кадров компании, системы бизнес-аналитики.

Возникает вопрос, как можно применить MS SharePoint совместно с такими системами, если в большинстве своем они самодостаточны. Рассмотрим один из сценариев применения MS SharePoint на следующем примере.

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ

В компании существуют следующие системы
  • ERP-система, отвечающая за ведение бухгалтерского учета;
  • Система управления проектами;
  • Система для формирования прогнозного бюджета движения денежных средств.

ПРОБЛЕМАТИКА

Системы работают независимо друг от друга, соответственно, чтобы получить необходимую информацию по текущим проектам и заказчикам, информацию о контрагентах, сотрудник постоянно должен обращаться к нескольким системам с различными интерфейсами и методикой работы в них.

Такой подход не эффективен как для самого сотрудника, так и для компании в целом. Дополнительное затраченное время на выполнение типовых операций в совокупном объеме — это значительные финансовые убытки для компании.

В качестве оптимизации бизнес-процесса, как правило, возникает потребность в построении взаимосвязей и обмене данными между системами. Например, такими данными, как информация о контрагентах, информация по проектной деятельности, информация о филиалах компании (именование филиала, ИНН, КПП, руководитель).

Чаще всего задача интеграции корпоративных информационных систем достаточно трудоемкая, так как данные в каждой системе имеют различную структуру и формат данных, также накладываются правила доступа для пользователей. В связи с этим ИТ-специалисты компании вынуждены искать обходные пути для решения такой задачи, создавая, к примеру, в каждой системе специальные дополнительные справочники.

Минусы подобного подхода 
  • Занесение данных вручную;
  • Сложность 
  • поддержки актуальности информации;
  • Дублирование данных в двух и более подсистемах.

РЕШЕНИЕ

В качестве решения вопроса интеграции выступает программный продукт MS SharePoint, который позволяет повысить эффективность работы с информационными системами, предоставляя пользователям единую точку входа и единый интерфейс, а настроенные взаимосвязи данных между системами позволяют пользователям формировать единые справочники и единую консолидированную отчётность в разрезе всех систем.

Как правило, в результате такого решения появляются и дополнительные возможности, которые расширяют функциональность систем за счет механизмов самого продукта MS SharePoint.

Представлена работа пользователя после внедрения MS SharePoint и интеграции с корпоративными системами.

Возможности
  • Формирование отчетов по полученным данным из представленных систем компании;
  • Создание единого структурированного хранилища документации;
  • Доступность данных без ограничений по времени и географическому положению;
  • Согласование заявок на оплату;
  • Согласование бюджета по проекту;
  • Согласование договоров.

Стоит отметить, что в статье не ведется речь о переносе всех корпоративных данных на портал, так как это не всегда целесообразно. Основная цель — это создание единого информационного пространства.

РЕЗУЛЬТАТ

Результат должен быть измерим, поэтому в качестве одной из результирующих метрик ниже приведена таблица основных бизнес-процессов компании и приблизительное время, затраченное на их выполнение до и после внедрения MS SharePoint (таблица 1).

Бизнес-процессы организации                                                                                                                                                                                                                       Затраченное время на прохождение бизнес-процесса до внедрения MSSharePoint                                                                                                        Затраченное время на прохождение бизнес-процесса после внедренияMS SharePoint                                                                                  
Согласование проекта ≈12 часов(данный процесс не был автоматизирован) ≈1 час при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе
Согласование бюджета проекта ≈16 часов(данный процесс не был автоматизирован) ≈2 часа при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе
Создание отчета по проектам и финансовой отчетности по ним ≈1 час(нужно было создавать отчеты в разных системах, далее вручную сводить полученные данные) ≈5 минут
Согласование договоров между филиалом компании и головным офисом ≈8 часов(данный процесс не был автоматизирован) ≈30 минут при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе
Согласование заявки на оплату ≈1 час(данный процесс не был автоматизирован) ≈10 минут при условии, что все участники рабочего процесса имеют доступ к системе
Формирование заявки на оплату по проекту ≈30 минут ≈2 минуты

Таким образом, интеграция корпоративных информационных систем с SharePoint дает компании ряд уникальных преимуществ:
  • Расширение функциональности, повышение производительности и удобства работы сотрудников  с различными системами компании;
  • Возможность извлекать и использовать актуальную информацию из разных систем и отчетов;
  • Сокращение издержек на копирование и обмен документами;
  • Сокращение времени на выполнение бизнес-процесса по согласованию документов, проектов, заявок;
  • Применение механизма поиска SharePoint по ресурсам всех систем компании.

Заказать услугу
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Проекты


Специалист